Digitale Verwaltung und Betreuung der Teilnehmenden an der Landarztquote
Auf der Grundlage des Landarztgesetzes NRW vergibt das Landeszentrum Gesundheit NRW (LZG.NRW) seit 2019 Medizinstudienplätze an Personen, die sich im Gegenzug vertraglich verpflichten, nach Studium und fachärztlicher Ausbildung als Hausärztin oder Hausarzt in einer unterversorgten Region Nordrhein-Westfalens tätig zu sein. Die vertragliche Begleitung durch das LZG.NRW vom Studium bis hin zu einer mehrjährigen hausärztlichen Tätigkeit erstreckt sich über einen Zeitraum von mehr als 20 Jahren.
Nach der erfolgreichen Bereitstellung eines Meldeportals für Corona-Schnelltests (PoC-Antigen-Tests) im Dezember 2020 haben wir die flexible Technologie des Universal Messenger kontinuierlich für die Umsetzung verschiedener Anforderungen aus dem Themenfeld des LGZ.NRW genutzt. Daher konnten wir bei der Realisierung eines Portals für angehende und praktizierende Landärztinnen und Landärzte auf einer etablierten und vertrauensvollen Zusammenarbeit aufsetzen.
Herausforderungen
Die größte Herausforderung lag darin, die Verwaltung und Betreuung der Teilnehmenden an der Landarztquote über den gesamten Verpflichtungszeitraum von 20 Jahren sicherzustellen. Innerhalb dieser Zeit ist ein kontinuierlicher Anstieg des Umfangs und der Komplexität der damit verbundenen Aufgaben zu bewältigen. Die bisherige Bearbeitung erfolgte vorwiegend manuell und analog.
Hoher Verwaltungsaufwand
Die manuelle Verwaltung von hunderten Studierenden, Ärztinnen und Ärzten mithilfe von Excel war sehr aufwendig.
Großes Fehlerrisiko
Durch den hohen Grad an manuellen und analogen Prozessen herrschte ein gewisses Fehlerpotenzial.
Jährliche Aufwandssteigerung
Der lange Verpflichtungszeitraum in Verbindung mit dem jährlichen Anstieg der vertraglich verpflichteten Personen führt dazu, dass der Betreuungsaufwand bis auf weiteres jährlich weiter ansteigt.
Einheitliches Corporate Design
Die verschiedenen digitalen Dienste sollen das Corporate Design einhalten und eine einheitliche Benutzerführung und Bedienung bekommen.
Lösung mit dem Universal Messenger
Das gesamte Monitoring und der maßgebliche Teil der Interaktionen zwischen dem LZG.NRW und den vertraglich verpflichteten Personen wurden digitalisiert. Dabei war es ein großer Vorteil, dass die technische Strategie am Coronatest-Meldeportal des LZG.NRW ausgerichtet werden konnte. Auf Basis diverser Standardfunktionen des Universal Messenger wurden für die Mitarbeiter des LZG.NRW und die Teilnehmenden an der Landarztquote zwei komplett individualisierte Frontend-Portale realisiert.
Customer Data Store
Nutzung verschiedener Standardfunktionen des Universal Messenger sowie ausgewählter Customer Interaction Produkte
Custom Applications
100% frei individualisierbare Web-Anwendungen durch Weiterentwicklung der Standardfunktionen des Universal Messenger über die CSE-API
Projekterfolge
Individuelle Optimierung der Arbeitsabläufe und Prozesse
Durch die Entscheidung gegen ein Standardportal und für eine Individualentwicklung konnte das LZG.NRW die internen Geschäftsprozesse frei von Abhängigkeiten oder technologischen Einschränkungen analysieren und optimieren. Die maßgeschneiderte Lösung unterstützt die Arbeitsprozesse optimal und entlastet so die Mitarbeiter:innen.
Automatisierung ausgewählter Prozessschritte
Über klassische Prozessoptimierungen hinaus laufen nun auch viele der sich wiederholenden und zeitaufwendigen Arbeitsschritte automatisiert ab und sind mit Erinnerungs- und Eskalationsprozessen verbunden. Die Teilnehmer:innen an der Landarztquote genießen einen guten Service mit zügiger und zuverlässiger Bearbeitung.
Modernes Portal für alle Beteiligten
Zwei neue Portal-Anwendungen sind präzise auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse der verschiedenen Anwendergruppen zugeschnitten: ein Backoffice-Portal für die Mitarbeiter:innen des LZG.NRW und ein Nutzerportal für Studierende und Ärzt:innen. Die moderne React-basierte Technologie sorgt für eine komfortable Bedienung und Langlebigkeit.
Zeit- und kostensparende Realisierung
Als technologische Basis dient die bereits vorhandene Customer Experience Plattform Universal Messenger, mit der bereits das Meldeportal für Corona-Schnelltests (PoC-Antigen-Tests) realisiert wurde. Alle Beteiligten haben davon profitiert, dass Aufwand, Komplexität und Projektrisiko entsprechend geringer ausgefallen sind.
Einhaltung des Corporate Design
Das vorgegebene Corporate Design wurde bei der Gestaltung der Benutzeroberflächen und Bedienelemente bis ins kleinste Detail berücksichtigt. Das Nutzerportal fügt sich nahtlos in den Webauftritt des LZG.NRW ein und trägt zu einem professionellen Gesamteindruck bei.
Wie können wir die Customer Experience Ihrer Kunden verbessern?
Der Universal Messenger als Fundament des Landarztportals
Konzeption und Entwicklung des UX-Designs
Double-Diamond-Prozess
Der Double-Diamond-Prozess ist ein etabliertes Verfahren zur Entwicklung eines nutzerfreundlichen Designs. Er besteht aus zwei durch Diamanten repräsentierte Arbeitsschritte, die wiederum aus jeweils zwei Phasen bestehen:
Discover & Define
- Gemeinsamer Kick-off zur Abstimmung der Projektvision
- Erarbeitung der Pain-Points, Hopes und verschiedener Personas
- Prozessanalyse und Identifizierung der Optimierungspotenziale
- Modellierung der Zielprozesse und Definition des Funktionsumfangs
Develop & Deliver
- Erstellung von User-Flows für die Nutzung des Portals
- Anfertigung von Wireframes zur Darstellung des Bedienkonzeptes
- Entwicklung des Design-Systems auf Basis des aktuellen Corporate Designs
- UI-Design nach dem Atomic-Ansatz auf Basis der kleinsten Bedienelemente
Nutzerportal für Mitarbeiter des LZG.NRW
Für die aktuelle und zukünftige Verwaltungsarbeit dient fortan ein individuelles Backoffice-System für die Mitarbeiter:innen des LZG.NRW. Als technische Basis dienen diverse Funktionen des Customer Data Stores sowie einzelne GUI-Komponenten der Customer-Interaction-Produkte des Universal Messenger.
Einsatz diverser Standardfunktionen
Nutzerdatenbank, Registrierungsverfahren, Login, Verwaltung von Rechten & Rollen, Personalisierung u.v.m.Umfangreiche Nutzerverwaltung
Stammdaten, grafischer Werdegang, regelmäßige Nachweis-Dokumente, Anliegen und NotizenAutomatisierung von Prozessen
Transaktionsmails für Erinnerungen und Datenänderungen, Verwaltung der Nachweispflicht, Nutzeranliegen u.v.m.
Nutzerportal für Studenten und Ärzte
Das Nutzerportal erscheint vollständig im Corporate Design des LZG.NRW. Nach Anmeldung im Portal können die Studierenden und Ärzt:innen ihre Daten einsehen und ändern sowie verschiedene vorkonfigurierte Anliegen versenden. Hauptaufgabe ist der regelmäßige Nachweis der vertraglich geregelten Pflichten durch Dokumente, die im Portal hochgeladen und mit weiterführenden Informationen befüllt werden.
