Akkreditierungs-Software für das Management von Pressevertretern
Bei Messen und Kongressen, Pressekonferenzen für Sport und Politik sowie bei Veranstaltungen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen ist die händische Verwaltung von Journalisten und anderen Medienvertretern nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig. Es geht darum, sicherzustellen, dass nur hinreichend qualifizierte Personen zur Teilnahme zugelassen werden, darüber hinaus sollen die akkreditierten Personen besondere Leistungen erhalten.
Mit der Akkreditierungs-Software des Universal Messenger können Sie den gesamten Arbeitsprozess von der Registrierung über die Genehmigung bis hin zur Erstellung von Tickets für Pressevertreter komplett digitalisieren. Mitarbeitende und Verantwortliche freuen sich über die ersehnte Entlastung und können den aktuellen Status jederzeit im Blick behalten.
Wie läuft der Prozess der Presse-Akkreditierung im Universal Messenger Veranstaltungsmanagement ab?
Bei jedem Unternehmen und jeder Veranstaltung gibt es verschiedene Zulassungsbedingungen und Arbeitsabläufe, daher kann der Standardprozess individuell angepasst und beliebig erweitert werden.
Akkreditierungsformular ausfüllen
Das individuell erweiterbare Registrierungsformular kann in jede Website und jedes CMS integriert werden. Die Anfragenden können bei der Anmeldung gleich alle benötigten Nachweise hochladen und sich in einem Schritt zur Pressekonferenz und zu den Presseverteilern anmelden.
Anfrage prüfen und bestätigen
Die Anfragen werden im Veranstaltungsmanagement bei dem entsprechenden Event angezeigt und können nun überprüft und bearbeitet werden. Fehlende Angaben lassen sich per E-Mail nachfordern und direkt im bereits vorausgefüllten Webformular ergänzen. Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird die Anfrage auf "bestätigt" gesetzt und der Akkreditierte darüber informiert.
Ticket erstellen und versenden
Über das integrierte Ticketsystem pretix können automatisch personalisierte Veranstaltungstickets erstellt und versandt werden. Diese sind sowohl im PDF-Format als auch für Mobilgeräte und Wallets verfügbar. Beim Einscannen am Veranstaltungstag wird das Teilnahmedatum des Teilnehmers hinterlegt.
Blick in die Praxis: Messe Berlin
Die Messe Berlin wickelt die Akkreditierung und Betreuung der Pressevertreter inklusive Presseverteiler und Pressekonferenzen automatisiert über den Universal Messenger ab.
Presse-Akkreditierung digitalisieren und vereinfachen
Verwaltung von Pressekonferenzen
Bei der Registrierung können sich die Medienvertreter zur Pressekonferenz anmelden. Wenn die Anzahl freier Plätze begrenzt ist, legen die Bearbeiter:innen fest, wer teilnehmen darf und wer eine Absage erhält. Auch eine Warteliste ist möglich.
Integrierter Presseverteiler
Presseakkreditierung und Presseverteiler in einem System: über das integrierte Newslettertool werden die Pressevertreter:innen regelmäßig mit aktuellen Pressemitteilungen zu den gewählten Themen versorgt. Die Presseverteiler können in verschiedenen Sprachen angeboten werden.
Inklusive CRM für Medienvertreter
Alle Informationen zu Journalist:innen und anderen Medienvertretern werden an einem Ort verwaltet. Sie haben jederzeit den Überblick darüber, an welchen Veranstaltungen eine Person bereits teilgenommen hat und welche Unterlagen bereits vorliegen.
Mandantenfähigkeit
Die Akkreditierungsverfahren für verschiedene Websites und Events lassen sich zentral, aber völlig unabhängig voneinander verwalten. Sie können die Formularfelder für jedes Akkreditierungsformular frei wählen und beliebig erweitern.
Mehrsprachigkeit
Das Veranstaltungsmanagement kann über die mitgelieferten Sprachen Deutsch und Englisch hinaus um beliebig viele Sprachen erweitert werden.
CSV-Export
Zur Erstellung individueller Auswertungen lassen sich alle Veranstaltungs- und Teilnehmerdaten über eine CSV-Schnittstelle exportieren und in Excel oder andere Anwendungen einlesen.
Einfach mal ausprobieren
Mit dem kostenfreien Testdrive des Universal Messenger können Sie den kompletten Workflow der Presse-Akkreditierung selbst ausprobieren.
Weitere Highlights
Sammelanmeldungen für die komfortable Registrierung mehrerer Pressevertreter:innen in einem Schritt.
Beim Upload von Nachweisdokumenten für die Akkreditierung wird ein automatischer Virenscan durchgeführt.
Für die Beantwortung von Rückfragen wird den Anfragenden ein bereits mit ihren Daten vorausgefülltes Formular bereitgestellt.
Personen, die zukünftig nicht mehr zugelassen werden sollen, können auf eine Blacklist gesetzt werden.
Bei der Formularbearbeitung lassen sich sogar Felder mit Abhängigkeiten überraschend einfach ohne Programmierkenntnisse einfügen.
Das integrierte Ticketsystem Pretix meldet automatisch zurück, wer, wann an einer Veranstaltung teilgenommen hat.
Mit der Stapelverarbeitung können mehrere Pressevertreter:innen markiert und in einem Schritt bearbeitet werden.
Benötigen Sie für Ihr Unternehmen spezielle Funktionen? Individuelle Erweiterungen sind jederzeit ganz unkompliziert möglich.
Barrierefrei und DSGVO-konform
Viele Organisationen sind bereits zur Barrierefreiheit verpflichtet, daher ist das Akkreditierungsformular barrierefrei nach BITV 2.0.
Der Universal Messenger erfüllt die Anforderungen der EU-DSGVO. Hierzu gehören das schon länger obligatorische Double Opt-In-Verfahren, User-Consents, Permission-Logs sowie sogenannte "löschverhindernde Listen", die dafür sorgen, dass User, die sich lediglich von einem Newsletter abmelden möchten, nicht gleich vollständig aus der Datenbank gelöscht werden.
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