Presseakkreditierung leicht gemacht: alle Arbeitsschritte in einem einzigen Tool
Die Messe Berlin zählt zu den zehn umsatz- und wachstumsstärksten Messegesellschaften weltweit. Nach dem Motto "Hosting the World" konzipiert, vermarktet und veranstaltet das Unternehmen jedes Jahr hunderte von Liveevents in Berlin und auf der ganzen Welt. Zum breiten Markenportfolio gehören die globalen Leitmessen IFA, InnoTrans, ITB, FRUIT LOGISTICA und die Internationale Grüne Woche sowie Großkonferenzen und herausragende Events.
Bei jedem großen Event nimmt die Presse-Akkreditierung eine wichtige Rolle ein. Das Management der Medienvertreter ist eine zeitaufwendige und anspruchsvolle Aufgabe, die wesentlichen Einfluss auf die Medienwirksamkeit und den Erfolg der Veranstaltung hat. Daher suchte die Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Messe Berlin im Jahr 2022 eine Software-as-a-Service-Lösung, die alle Kern-Geschäftsprozesse der Presseakkreditierung in einem System abbilden sollte.
Herausforderungen
Die Messe Berlin akkreditiert jedes Jahr 25.000 Journalistinnen und Journalisten. Für einzelne Messen müssen innerhalb weniger Wochen die Anträge von bis zu 7.000 Personen geprüft und genehmigt werden. Dafür stehen dem Team bislang verschiedene, teilweise über Schnittstellen verbundene Software-Tools zur Verfügung. Diese decken jeweils nur einen Teil der Aufgaben ab und in Summe nicht das gesamte Spektrum der Anforderungen. Diese Toolsammlung soll nun idealerweise durch eine einzige Software-Lösung ersetzt werden. Aufgrund der Dringlichkeit muss die Umsetzung unter großem Zeit- und Leistungsdruck erfolgen, ohne Abstriche an der Qualität zu machen.
Kontaktmanagement
Zur Verwaltung der Kontaktdaten, Dokumente und Aktivitäten der Medienvertreter:innen werden CRM-Funktionalitäten benötigt. Die bereits vorhandenen 30.000 Kontakte müssen importiert werden.
Akkreditierungsprozess
Der zu digitalisierende Workflow der Akkreditierung erfordert das Einreichen von Dokumenten und eine automatisierte Kommunikation für die Abwicklung von Nachforderungen und die Benachrichtigung der Akkreditierten.
Presseverteiler
Die Anmeldung zu Presseverteilern und Pressekonferenzen soll nahtlos in den Akkreditierungsprozess integriert werden und bereits bei der Registrierung angeboten werden.
Ticketerstellung
Die Pressevertreter:innen werden zu exklusiven Veranstaltungen eingeladen. Dafür sollen Wartelisten und Veranstaltungstickets im PDF-Format und für Wallets bereitgestellt werden.
Mehrsprachigkeit
Die Messe Berlin möchte die gesamte Kommunikation des Akkreditierungsverfahrens in beliebig vielen Sprachen anbieten.
Excel-Export
Das neue System soll einen CSV-Export der Veranstaltungsdaten anbieten, damit die Verantwortlichen beliebige individuelle Auswertungen erstellen können.
Lösung mit dem Universal Messenger
Seit 2023 wird der Universal Messenger bei der Messe Berlin als Software-as-a-Service in der Cloud eingesetzt und stellt eine nahtlose Komplettlösung für die Presseakkreditierung bereit.
Customer Data Store
CRM zur Verwaltung der Medienvertreter mit allen Akkreditierungsinformationen inklusive Dublettenerkennung
E-Mail Marketing Automation
Automatischer Versand der Presseverteiler und anderer personalisierter E-Mails
Veranstaltungsmanagement
Digitale Verwaltung eines vielfältigen Veranstaltungsangebotes mit automatisierten Workflows
Projekterfolge
Lästige Handarbeit wird automatisiert
Bei der Arbeit mit dem digitalen Workflow der Presse-Akkreditierung kommt Freude auf: vollautomatische Abläufe, wo es möglich ist - individuelle Eingaben, wo es nötig ist. Die zeitaufwendige Nachforderung fehlender Informationen wurde enorm vereinfacht, weil die Antragsteller diese einfach im vorausgefüllten Registrierungsformular nachtragen können. Zur Genehmigung müssen die Bearbeiter:innen nur den Status der Anfrage auf "akkreditiert" setzen und schon wird eine Bestätigungs-E-Mail verschickt.
Alle Informationen in einem System
Alle zur Presse-Akkreditierung gehörenden Arbeitsprozesse wurden in einer Softwarelösung zusammengefasst: Die Mitarbeiter:innen der Messe Berlin freuen sich über die einheitliche Bedienung und finden alle Informationen über die Qualifikationen und Aktivitäten der Pressevertreter im übersichtlichen CRM der Presse-Akkreditierung. Weil der Universal Messenger mandantenfähig ist, können beliebig viele Messen und Veranstaltungen parallel verwaltet werden.
Ticketerstellung ist nahtlos integriert
Aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses ist die Wahl auf das Ticketsystem pretix gefallen: Die Bearbeiter:innen können direkt in der Akkreditierungs-Software personalisierte Veranstaltungstickets erstellen und versenden. Die Teilnehmer:innen erhalten die Tickets sowohl als PDF als auch in einem digitalen Format für Mobilgeräte und Wallets
Medienvertreter sind gut betreut
Auch die Journalist:innen haben es leicht: Bei der Registrierung können sie sich direkt zu den Presseverteilern und Pressekonferenzen anmelden und innerhalb eines Formulares mehrere Teilnehmer eines Unternehmens anfragen. Wenn eine exklusive Veranstaltung bereits ausgebucht ist, können Sie sich auf eine Warteliste setzen lassen.
Wie können wir die Customer Experience Ihrer Kunden verbessern?
Der Universal Messenger im praktischen Einsatz
Flexibles Registrierungsformular
Das mobiloptimierte und barrierefreie Akkreditierungsformular kann für jedes Event ohne Programmierkenntnisse individuell angepasst werden.
Digitaler Workflow zur Bearbeitung der Akkreditierung
Durch die Vergabe eines Status an registrierte Personen werden automatisierte Arbeitsabläufe gestartet, die manuell gesteuert und ergänzt werden können.
Mehrsprachiger Akkreditierungsprozess
Die gesamte Kommunikation kann in Deutsch, Englisch und beliebigen anderen, von der Messe Berlin erweiterten Sprachen erfolgen.
Ticketerstellung mit Pretix
Beim Einscannen eines Tickets am Veranstaltungstag wird die Teilnahme an das System zurückgemeldet.
Übersicht über alle Veranstaltungen
Die Akkreditierungsverfahren für verschiedene Websites und Events lassen sich zentral, aber völlig unabhängig voneinander verwalten.
